PRINCIPIOS BASICOS

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

"Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales”


El principio de orden original da facilidad en el uso de la documentación es decir, localiza mejor los papeles de acuerdo al orden original que se le dio desde el principio en su función administrativa, mientras en el principio de procedencia respetamos los fondos (donde se crearon los documentos), en el orden original se tiene en cuenta la fecha de producción y el orden que se le dio mientras estuvo activo.

Según Antonia Heredia "el principio de orden original los documentos se producen en un orden secuencial, lógico y natural. Y nos son otra cosa que la consecuencia del fondo”


No se debe confundir este principio, con la ordenación pues son dos cosas diferentes en función de la organización de un Archivo; la ordenación es un sistema en el cual las agrupaciones documentales dándoles un orden alfabético, cronológico, onomástico etc.

Lo importante de este principio de orden original es que permite la secuencia y orden del documento producido por ese fondo, accediendo más fácil a la ordenación de las piezas dentro de las agrupaciones documentales.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

 Muchas son las concepciones sobre la dicotomía de la archivística como ciencia o disciplina, así mismo muchas son las bases prácticas o si se quiere teóricas, que podemos enunciar sobre esta área, de las bien conocidas ciencias de la información y de la documentación. El principio de procedencia es una de estas bases, que por más de un siglo, ha integrado la fundamentación teórica y practica de la archivística; éste se le atribuye al archivista francés, Natalis de Wailly , en 1841, y como su propio nombre lo indica tiene que ver fundamentalmente con la procedencia real de los documentos; es considerado desde su aparición como el eje principal de la archivística moderna. Afecta todo el quehacer archivístico y particularmente a los procesos de clasificación, descripción y selección, por la referencia obligatoria que tienen que hacer al origen de los documentos, oficializada por la norma ISAD (G), elaborada para garantizar la integridad de los fondos. El principio de procedencia desde su enunciación ha permitido establecer la verdadera naturaleza de los documentos producidos por un organismo, institución o persona y ha sentado las bases para la diferenciación de la archivística con otras disciplinas, de las que anteriormente, se le creía auxiliar. A la vez que establece la diferencia entre fondo y colección , dándole al fondo un contexto de mayor relevancia, aunque no teniéndose en cuenta las relaciones que pudieran suceder en sus niveles inferiores documentales (secciones, series, expedientes), por lo que, el principio de procedencia adquiere otra dimensión enunciada como un nuevo principio en 1881, por Heinrich Von Sybel , que es el de orden original, el cual establece que los documentos deben ser conservados en el orden original en el que los produjeron y de acuerdo a las actividades y estructura de la entidad. 

El respeto al principio que establece que los documentos producidos por un organismo no deben mezclarse con los de otros, es lo que permite mantener una cohesión entre los documentos y los fondos de un archivo y así mismo entre los fondos y la estructura orgánica de una institución. Este principio otorga a los fondos, autonomía e independencia del lugar de conservación de los documentos, por tal razón, sin importar si los fondos se encuentran dentro o fuera de la organización, tendrán un orden lógico y estructurado que permite la unidad de los documentos así como revelar su significado y lograr entenderlos. La aplicación del principio de procedencia se convierte entonces en un principio teórico y practico que permite vislumbrar el objeto de estudio de la Archivística y su método.