ARCHIVO:
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en
un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su
gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la
persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura.
COMITÉ DE ARCHIVO:
Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
DEPURACIÓN:
Operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios. Es análogo a la selección natural.
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL:
Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de recuperación de información para facilita el conocimiento y consulta de los fondos documentales de los archivos.
DOCUMENTO INACTIVO:
Es aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales.
DOCUMENTO SEMIACTIVO:
Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.
FONDOS ABIERTOS:
Aquellos cuya producción documental sigue activa.
FONDO ACUMULADO:
Documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin ningún criterio archivístico de organización.
FONDOS CERRADOS:
Aquellos cuya producción documental ha cesado.
IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL: Primera etapa de la labor archivística que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.
INVENTARIO: instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general , analítico y preliminar.
MUESTREO: Operación por la cual se extraen unidades documentales representativas de las series que se conservan parcialmente. Se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, temáticos, entre otros.
ORDENACIÓN DOCUMENTAL:
Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán las unidades documentales dentro de las series o las series dentro de las secciones
PATRIMONIO DOCUMENTAL:
conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
RETENCIÓN DE DOCUMENTOS:
es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se designa en la tabla de retención documental.
SELECCIÓN DOCUMENTAL:
proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total. De acuerdo con la serie que se este analizando puede ser cualitativa es decir que tenga en cuenta características internas o externas de los expedientes, o cuantitativa cuando se realiza aplicando técnicas matemáticas y estadísticas.
SERIE DOCUMENTAL:
conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
SUBSERIE DOCUMENTAL:
división o divisiones de una serie documental con el propósito de delimitar de una forma mas clara el conjunto de unidades documentales que hacen parte de la misma.
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL:
Listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central, como su disposición final.
TIPO DOCUMENTAL:
Unidad Documental Simple, con características internas y externas que lo definen y distinguen como tal.
TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS:
remisión desde el archivo de gestión o central al histórico de los documentos declarados como de valor histórico , de conformidad con lo señalado en la tabla de retención documental o tabla de valoración correspondientes.
VALORACIÓN DOCUMENTAL:
proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.